Import Karyawan Massal
Gambaran Umum
Fitur Import memungkinkan administrator menambahkan banyak karyawan sekaligus menggunakan file Excel. Sangat berguna saat pertama kali mengatur sistem atau melakukan penambahan karyawan dalam jumlah besar.
Mengakses Fitur Import
- Dari Daftar Karyawan → klik dropdown "Import/Export" → pilih "Import dari Excel"
Langkah-Langkah Import
1. Unduh Template Excel
- Klik tombol "Unduh Template" untuk mendapatkan file Excel dengan format yang benar
- Buka file template di Microsoft Excel atau Google Sheets
2. Isi Data Karyawan
Isi data karyawan di file template sesuai kolom yang tersedia:
| Kolom | Keterangan | Wajib |
|---|---|---|
employee_no |
Nomor karyawan (unik) | ✓ |
full_name |
Nama lengkap | ✓ |
email |
Email kerja (unik) | ✓ |
phone |
Nomor telepon | |
join_date |
Tanggal bergabung (YYYY-MM-DD) | ✓ |
department |
Nama departemen (harus sudah ada di sistem) | ✓ |
position |
Nama jabatan (harus sudah ada di sistem) | ✓ |
employment_type |
pkwtt atau pkwt |
✓ |
contract_end |
Tanggal berakhir kontrak PKWT (YYYY-MM-DD) | Jika PKWT |
base_salary |
Gaji pokok (angka saja, tanpa titik/koma) | ✓ |
bank_name |
Nama bank | |
bank_account |
Nomor rekening | |
bpjs_kes_no |
Nomor BPJS Kesehatan | |
bpjs_kes_class |
Kelas BPJS Kesehatan (1/2/3) | |
bpjs_tk_no |
Nomor BPJS Ketenagakerjaan | |
npwp |
NPWP (format: XX.XXX.XXX.X-XXX.XXX) |
3. Upload File
- Klik "Pilih File" dan pilih file Excel yang sudah diisi
- Klik "Upload & Proses"
4. Review Hasil Import
Sistem akan menampilkan ringkasan:
- Berhasil diimport: Jumlah karyawan yang berhasil ditambahkan
- Gagal: Baris yang memiliki error beserta keterangan kesalahan
5. Perbaiki Error (Jika Ada)
- Unduh laporan error jika ada
- Perbaiki data yang bermasalah di file Excel
- Upload ulang hanya baris yang bermasalah
Aturan Penting
- Email dan nomor karyawan harus unik — duplikat akan menyebabkan error pada baris tersebut
- Nama departemen dan posisi harus persis sama dengan yang ada di sistem (case-sensitive)
- Format tanggal harus
YYYY-MM-DD(contoh:2025-01-15) - Jangan mengubah nama kolom di template
- Baris header (baris pertama) tidak perlu dihapus
Setelah Import Berhasil
- Semua karyawan yang berhasil diimport langsung aktif di sistem
- Email selamat datang dengan instruksi login dikirim ke masing-masing karyawan
- Karyawan dapat langsung login ke aplikasi mobile
Export Daftar Karyawan
Untuk mengekspor data karyawan:
- Dari Daftar Karyawan → klik "Export"
- Pilih format (Excel atau CSV)
- File akan diunduh ke komputer Anda
Data yang diekspor sesuai dengan filter yang aktif saat ini.